TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN EOFFICE

PHẦN I: TRAO ĐỔI THÔNG TIN

1. Đăng nhập phần mềm eOffice bạn làm theo các bước sau:

Bấm đúp chuột vào biểu tượng eoffice trên màn hình ,               cửa sổ đăng nhập sẽ xuất hiện. Điền thông tin của bạn vào cửa sổ này:

            

            + Địa chỉ email: là địa chỉ eoffice của bạn đã được cấp gồm tên + tên họ và tên đệm viết tắt + gt @ninhbinh.gov.vn

            Ví dụ: Phạm Hữu Khánh:  Khanhphgt@ninhbinh.gov.vn

            + Mật khẩu: 123456.

            + Địa chỉ máy chủ: 192.168.1.9

            Sau đó chọn “đăng nhập” để vào hệ thống. Với lần đầu tiên chạy eOffice, cửa sổ ghi tên sẽ xuất hiện, bạn hãy ghi tên của mình vào ô “Họ và tên”, chọn “đồng ý” để hoàn tất.

2. Hội thoại

- Dùng để trao đổi thông tin với những người khác cùng tham gia hệ thống.

- Chọn nút “Hội thoại” trên thanh tác vụ chính của eOffice, cửa sổ hiển thị danh sách những người đang sử dụng eOffice sẽ hiện lên.

- Để chọn người cần trao đổi bạn hãy bấm đúp chuột vào tên người đó, bạn có thể tìm thấy tên của họ ở danh sách “Tất cả” hoặc  ở danh sách theo “Phòng ban”.

- Khi đang hội thoại, bạn có thể gửi file cho người đang hội thoại cùng bằng cách bấm vào nút “Gửi file” trên cửa sổ hội thoại.

- Chọn “gửi” để gửi tin đi.

3. Gửi file trực tiếp

- Sử dụng để trao đổi tài liệu khi người nhận đã đăng nhập vào hệ thống.

- Tìm đến file cần gửi và bấm chuột phải vào file, một menu sẽ xuất hiện

- Chọn “Gửi file bằng eOffice”, cửa sổ chọn người nhận sẽ xuất hiện

- Bấm đúp vào tên người nhận để gửi file. Nếu muốn gửi file này cho nhiều người, bạn hãy tich vào ô bên cạnh những người đó rồi chọn “Gửi file”

4. Đọc thông báo mới

Khi có thông báo mới đến (Thông báo, công cộng, quy định báo cáo …)  bạn sẽ thấy có một cửa sổ nhỏ ở góc dưới bên phải màn hình tự động xuất hiện, bạn bấm chuột vào đó để thông tin mới hiện lên.

5. Gửi thư cho mọi người

- Dùng để gửi nhận tài liệu, trao đổi thông tin giữa các cá nhân trong hệ thống.

- Chọn nut “Soạn thư” ở góc trên bên trái cửa sổ phần mềm

- Gõ địa chỉ email của người nhận vào ô “Gửi tới”

- Gõ tiêu đề bức thư vào ô “Tiêu đề”

- Bạn có thể đính kèm file cho email bằng cách chọn nút “Kèm file”

- Gõ nội dung thư, chọn “gửi”

6. Gửi tin vào các Mục tin chung ( Thông báo, Công cộng…)

Bên trái cửa sổ chính của eOffice một danh sách các mục tin như “Thông báo”, “Công cộng”,… Đây là các mục để chứa các thông tin điều hành như: Thông báo, công cộng, … của Sở. Bạn bấm chuột phải vào mục cần gửi tin vào rồi chọn “gửi tin vào đây” các bước tiếp theo bạn làm giống như gửi email.

7. Trả lời một tin trong Mục tin chung

Chọn chuột phải vào tin này (chọn trên danh sách các tin ở bên phải danh sách các mục tin) một menu sẽ xuất hiện, bạn hãy chọn “Trả lời tất cả” khi đó thông tin tất cả mọi người đều nhận được. Nếu bạn chỉ muốn trả lời cho người gửi tin thôi thì bạn hãy chọn “trả lời” cửa sổ soạn thảo sẽ xuất hiện, soạn nội dung xong chọn “gửi”

8. Đổi mật khẩu

- Chọn menu “Công cụ/Thay đổi mật khẩu

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

II. PHẦN XỬ LÝ VĂN BẢN

1. Tạo hồ sơ cá nhân

- Hồ sơ cá nhân là nơi lưu trữ các tài liệu của mỗi cá nhân (Giống như các kẹp file tài liệu của mỗi cá nhân)

Chọn Xử lý văn bản/Hồ sơ cá nhân. Chuột phải vào hồ sơ cá nhân để tạo hồ sơ mới, đặt tên cho hồ sơ.

- Có thể tạo thư mục mẹ con: thư mục con có dạng: Thư mục meThư mục con.

 

2. Xử lý văn bản đến

Khi có văn bản đến eOffice sẽ tự động thông báo dưới góc màn hình máy tính của bạn, nội dung gồm hình ảnh, tên người gửi và trích yếu của văn bản.

2.1 Thao tác xử lý khi nhận văn bản đến.

1) Nhấp chuột vào cửa sổ thông báo: một giao diện xử lý văn bản hiện ra cho phép bạn làm việc với văn bản vừa chọn.

2) Nhấp đúp chuột trái vào phần trích yếu của văn bản cần xử lý.

Một cửa sổ mới hiện ra với nội dung văn bản, các tài liệu kèm theo (nếu có) và các ý kiến xử lý liên quan, các vết công văn (văn bản khởi đầu từ đâu, chuyển đến những ai…).

2.1.1 Các nút công cụ có trong cửa sổ xử lý văn bản đến.

 

 

 

 

 

 

 

 

- Chuyển: Chứa các đường chuyển văn bản ứng với mỗi vị trí xác định.

- Phân loại: Phân loại văn bản theo luồng xử lý khác.

- Xin ý kiến: Xin ý kiến các cá nhân khác về cách giải quyết văn bản này, và người xin ý kiến sẽ là người tổng hợp các ý kiến này lại.

- Kết thúc: Đóng văn bản này lại và không chuyển tiếp cho ai được nữa.

- Lưu: Lưu một văn bản vào hồ sơ cá nhân của mình

- Thông báo: gửi một bản đến thông báo cho những người cần biết về văn bản này.

- Trả lời: Chứa các luồng văn bản phù hợp để phúc đáp công văn đến.

2.2 Ghi ý kiến xử lý vào văn bản

Ghi ý kiến vào ô “gửi ý kiến” ý kiến của bạn sẽ được lưu lại khi bạn chuyển xử lý văn bản cho người khác.

2.3 Chuyển xử lý văn bản

1) Từ cửa sổ xử lý văn bản chọn “Chuyển” một menu hiện ra với danh sách các nơi nhận được gợi ý sẵn

2) Chọn đối tượng cần chuyển tới, chọn tên người xử lý.

Nếu văn bản do nhiều người xử lý (một người chính và nhiều người cho ý kiến) trong cửa sổ Chuyển xử lý ta tick chọn người xử lý chính và chọn những những người đồng xử lý.

3. Xử lý văn bản đồng xử lý

Văn bản đồng xử lý sẽ được phân biệt bằng màu xanh, người xử lý cho ý kiến của mình, thêm tài liệu liên quan.

Sau khi đã cho ý kiến xong ta chọn đường Chuyển và chọn “Chuyển ý kiến đóng góp”, ý kiến này sẽ được gửi cho người xử lý chính.

4. Xử lý văn bản thông báo

Văn bản thông báo là văn bản được gửi tới bạn với mục đích thông báo. Bạn chỉ được mở và xem nội dung văn bản này. Tất cả văn bản thông báo được lưu trong mục văn bản thông báo” trong cửa sổ quản lý văn bản.

5. Xử lý văn bản đi

5.1 Khởi tạo một văn bản đi mới:

Từ thanh công cụ của chương trình eOffice chọn mũi tên sổ xuống bên cạnh nút “Văn bản”, chọn “Văn bản đi” Cửa sổ văn bản đi xuất hiện

5.1.1 Dự thảo văn bản đi

Cách 1: Soạn thảo trên Word, Excel,… sau đó gắn kèm file này vào văn bản. Đây là cách thường sử dụng.

Cách 2: Soạn trực tiếp trên phần nội dung của cửa sổ Văn bản đi.

Thêm tài liệu liên quan:

Văn bản liên quan là văn bản có sự quan hệ về mặt nội dung với văn bản đang xử lý, ví dụ như công văn đi để trả lời công văn đến là hai văn bản liên quan.

Trong cửa sổ làm việc với văn bản, chọn “Thêm văn bản liên quan” Cửa sổ tìm kiếm văn bản hiện ra cho phép bạn tìm các văn bản liên quan trước đó

Tìm và chọn văn bản liên quan, nhấp “>>” rồi ấn “Thêm” để kết thúc việc thêm văn bản liên quan.

5.1.2 Nhập thông tin kèm theo văn bản

Sau khi đã khởi tạo và dự thảo nội dung cho văn bản đi, bạn điền các thông tin liên quan tới văn bản:

-         Trích yếu: Ghi trích yếu văn bản.

-         Độ khẩn: Chọn mức độ khẩn cho văn bản

-         Loại văn bản: Chọn loại văn bản.

-         Lĩnh vực: Chọn lĩnh vực phân loại văn bản.

-         Đơn vị soạn thảo: Chọn phòng/Đơn vị phát hành văn bản

-         Thời hạn xử lý: Chọn thời hạn xử lý của văn bản, dùng để nhắc các văn bản quá hạn xử lý.

5.1.3 Chuyển xử lý văn bản đi

            1, Từ cửa sổ xử lý văn bản chọn “Chuyển”

            2, Chọn đối tượng cần chuyển tới, tên người xử lý.

5.1.4 Lấy lại văn bản vừa xử lý

            Khi bạn gửi nhầm địa chỉ hoặc muốn chỉnh sửa lại nội dung văn bản đã chuyển cho người khác, bạn có thể sử dụng tính năng “Lấy lại văn bản”

            Từ thanh công cụ của eOffice chọn Văn bản để mở cửa sổ quản lý văn bản. Cửa sổ quản lý hồ sơ văn bản hiện ra.

            1, Chọn tab “Văn bản đang xử lý”

            2, Chọn mục “Văn bản vừa xử lý”

            3, Chuột phải vào “Văn bản cần lấy lại”

            4, Chọn “Lấy lại văn bản”

            5, Vào mục Văn bản đi chờ xử lý (nếu văn bản vừa lấy lại là văn bản đi) hoặc văn bản đến chờ xử lý

            5.1.5 Lưu văn bản vào hồ sơ

            Khi khởi tạo văn bản đi hoặc kết thúc một văn bản đến hoặc đi, hệ thống sẽ yêu cầu bạn lưu văn bản vào hồ sơ. Hồ sơ lưu văn bản có thể là hồ sơ đã có hoặc bạn tạo mới (nếu cần). Muốn lưu văn bản vào hồ sơ nào bạn chỉ cần chọn vào tên hồ sơ đó rồi nhấn “Chọn”

            5.2. Khởi tạo một văn bản đi trả lời cho văn bản đến:

            5.2.1 Các bước khởi tạo

            1. Mở văn bản đến cần xử lý.

            2. Trên cửa sổ xem chi tiết văn bản chọn “Trả lời”

            Một menu hiện ra

            3. Chọn văn bản đi: cửa sổ văn bản đi xuất hiện

            4. Soạn thảo văn bản đi (Gửi kèm tài liệu hoặc soạn trên trình soạn thảo eOffice) rồi chuyển văn bản để trả lời.

            5.3 Chỉnh sửa nội dung tài liệu kèm theo khi nhận văn bản đi

            Các bước thực hiện:

            1. Mở văn bản cần xử lý.

            2. Nhấp đúp chuột vào file van bản đính kèm để mở và chỉnh sửa nội dung (Sử dụng công cụ track changes của word và excel)

            Trên thanh công cụ (tools) chọn track changes

           

 

 

 

3. Lưu lại nội dung vừa chỉnh sửa.

            5.4 Xem phiên bản tài liệu kèm theo khi xử lý

            5.4.1 Các bước thực hiện

            Qua mỗi bước xử lý, sự thay đổi  của các tài liệu kèm theo được lưu thành các phiên bản khác nhau.

            Để xem phiên bản tài liệu kèm theo

            1. Mở văn bản cần xử lý.

            2. Chuột phải vào tài liệu kèm theo văn bản.

            Một menu hiện ra kèm theo tên của các phiên bản tài liệu đã được chỉnh sửa.

            3. Chọn tài liệu cần xem.

            5.5 Kết thúc xử lý văn bản

            5.5.1 Kết thúc văn bản

            Việc kết thúc xử lý văn bản được thực hiện khi bạn đã hoàn thành việc soạn thảo và kiểm duyệt nội dung của văn bản này.

            Để kết thúc xử lý một văn bản:

            1. Mở văn bản cần kết thúc.

            2. Chọn “Kết thúc” trên thanh công cụ.

            3. Lưu văn bản vào hồ sơ.

            Nếu đã có sẵn hồ sơ để lưu, ta chọn hồ sơ và nhấp đúp vào hồ sơ đó (hoặc chọn hồ sơ rồi nhấp vào “Lưu”)

            Trường hợp chưa có hồ sơ cần để lưu văn bản, ta phải tạo hồ sơ mới bằng cách nhấp nút “Tạo mới”. Nhập tên hồ sơ rồi nhấp vào “Tạo mới” để tạo hồ sơ mớ, sau đó lưu văn bản vào hồ sơ này.

 

 

            6. Ủy quyền:

            Ủy quyền là việc trao quyền xử lý văn bản cho một người khác trong cơ quan. Quá trình ủy quyền trên hệ thống eOffice có đặc điểm sau:

            - Văn bản chuyển đến người ủy quyền đồng thời sẽ chuyền đến người được ủy uyền.

            - Văn bản được xử lý nếu người ủy quyền hoặc người được ủy quyền xử lý. Nếu một trong hai người xử lý thì người còn lại coi như cũng đã xử lý văn bản này.

            6.1 Ủy quyền xử lý văn bản cho người nào đó

            1. Trong cửa sổ quản lý văn bản, chọn Tab “Tra cứu, thống kê văn bản”

            2. Chọn Ủy quyền trong mục Quản trị hệ thống.

            3. Chọn Tạo mới.

            4. Chọn Phòng, người được ủy quyền, loại văn bản ủy quyền, thời gian ủy quyền, hiệu lực và ghi chú trong mẫu cập nhật ủy quyền.

            5. Chọn “Cập nhật” để hoàn tất.

            6.2 Xóa ủy quyền

            Để xóa ủy quyền, bạn thực hiện theo các bước sau:

            1. Trong cửa sổ quản lý văn bản, chọn Tab “Tra cứu, thống kê văn bản”

            2. Chọn Ủy quyền trong mục Quản trị hệ thống.

            3. Chọn mẫu ủy quyền cần xóa.

            4. Chọn xóa.